À partir de mars 2024, le Gouvernement Belge prendra des mesures pour étendre la facturation électronique obligatoire à tous les contrats de service public, les relations B2B devant suivre à partir de 2026. Cette mesure s’inscrit dans le cadre d’un plan plus ambitieux de transformation électronique et d’amélioration de l’efficacité dans les secteurs public et privé. Le fait que la facturation électronique joue un rôle important dans le monde des affaires n’est donc plus un secret depuis longtemps. Dans ce blog, nous allons explorer tous les aspects essentiels de la facturation électronique et montrer comment elle peut contribuer à optimiser les opérations de votre entreprise.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
L’e-facturation, ou facturation électronique, est la préparation, l’envoi et la réception électroniques de factures. Elle va plus loin que le simple envoi de copies numériques de factures papier, par exemple au format PDF.
Ainsi, une facture que vous transmettez sous forme de fichier PDF n’est pas une facture électronique. En effet, les factures numériques ou e-factures doivent être formatées selon une structure définie avec des rubriques qui doivent être conformes aux normes UBL (Universal Business Language). La facturation électronique comprend un format électronique structuré qui garantit l’efficacité et la précision des processus de facturation. Ainsi, l’utilisation obligatoire de la facturation électronique devrait également améliorer la transparence et réduire les erreurs.
Les obligations légales en matière de facturation électronique en Belgique
La législation belge introduit des obligations progressives pour l’utilisation de la facturation électronique, en commençant par les contrats publics (Business to Government ou B2G). La facturation électronique était déjà obligatoire pour les contrats publics d’un montant égal ou supérieur à 215 000 euros, depuis octobre 2022. En avril 2023, le seuil a été abaissé aux contrats d’un montant égal ou supérieur à 30 000 euros. À partir de mars 2024, le plafond sera à nouveau adapté et la facturation électronique deviendra obligatoire pour tous les contrats publics à partir de 3 000 euros (hors TVA). Vous facturez aux administrations publiques un montant égal ou supérieur à 3 000 euros ? Alors vous êtes obligé de le faire par le système de facturation électronique !
À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises B2B taxables devront également passer à la facturation électronique. En ce qui concerne les relations B2C, beaucoup d’incertitudes restent cependant présentes.
Pourquoi passer à la facturation électronique maintenant ?
Bien que la facturation électronique pour les relations B2B ne soit obligatoire qu’à partir du 1er janvier 2026, ce n’est pas une mauvaise idée d’envisager ce changement dès maintenant. Après tout, ce passage présente plusieurs avantages, tels que:
- Une efficacité accrue et un traitement plus rapide.
- Moins d’erreurs car la saisie manuelle des données n’est plus nécessaire.
- Réduction des coûts pour imprimer, envoyer et stocker les factures papier.
- Accélération des procédures de paiement.
- Respect accru de l’environnement grâce à la réduction de l’utilisation du papier.
- Amélioration du service à la clientèle grâce à la simplification de la gestion et du suivi des factures.
Le passage à la facturation électronique peut initialement sembler compliqué et, surtout, représenter beaucoup de travail, mais avec les bons outils et un plan clair, le processus est simple. Une solution software facile à utiliser et qui s’intègre de manière transparente à vos systèmes existants est essentielle à cet égard. Il est important de choisir un système qui non seulement répond aux exigences légales actuelles, mais qui est également suffisamment flexible pour mettre en œuvre tout changement futur.
Conclusion
La facturation électronique n’est pas seulement une nouvelle tendance, elle est devenue un élément indispensable du fonctionnement des entreprises modernes. De plus, à partir de mars 2024, elle sera également une obligation dans les relations B2G pour les commandes à partir de 3 000 euros (hors TVA).
Malgré les ambiguïtés qui subsistent en ce qui concerne les transactions B2B et B2C, le passage à la facturation électronique est une décision stratégique pour les entreprises. Elle apporte de l’efficacité, fait gagner du temps et garantit que les factures sont conformes aux exigences légales.
Le choix du meilleur programme de facturation est essentiel pour faciliter cette transition, car il offre des avantages tels que la création de factures électroniques sans effort, une vue d’ensemble de toutes les factures et de leur statut de paiement, et la possibilité d’envoyer des factures à partir du programme lui-même.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont la facturation électronique peut transformer votre entreprise ou vous avez d’autres questions ? Contactez-nous et nous vous mettrons en contact avec un comptable partenaire.
