Vanaf maart 2024 zal de Belgische overheid stappen zetten naar een uitbreiding van de verplichte digitale facturatie voor alle overheidsopdrachten, vanaf 2026 zullen ook de B2B-relaties moeten volgen. Deze uitbreiding maakt deel uit van een groter plan van digitale transformatie en efficiëntie in de publieke en private sector. Dat e-invoicing een belangrijke rol gaat spelen in het bedrijfsleven is dus al lang geen geheim meer. In deze blog zullen we alle belangrijke aspecten van e-invoicing verkennen en laten we zien hoe het jouw bedrijfsvoering kan stroomlijnen.
Wat is e-invoicing?
E-invoicing, of elektronische facturatie, is het elektronisch opstellen, verzenden en ontvangen van facturen en gaat verder dan het eenvoudig versturen van digitale kopieën van papieren facturen, bijvoorbeeld in PDF-formaat.
Een factuur die je doorstuurt als pdf-bestand is dus geen e-invoice. Digitale facturen of e-invoices moeten immers worden opgemaakt volgens een vastgelegde structuur met velden die moeten voldoen aan UBL-normen (Universal Business Language). E-invoicing omvat een gestructureerd elektronisch format dat zorgt voor efficiëntie en nauwkeurigheid in de facturatieprocessen. Het verplicht gebruik van e-invoicing zou dus ook moeten zorgen voor meer transparantie en minder fouten.
De wettelijke vereisten voor e-invoicing in België
De Belgische wetgeving introduceert stapsgewijze verplichtingen voor het gebruik van e-invoicing, te beginnen met overheidsopdrachten (Business to Government of B2G). E-invoicing was al verplicht m.b.t. overheidsopdrachten voor een bedrag van 215.000 euro of hoger, sinds oktober 2022. In april 2023 werd de drempel verlaagd naar opdrachten vanaf 30.000 euro of hoger. Vanaf maart 2024 zal de drempel weer aangepast worden en zal e-invoicing verplicht worden voor alle overheidsopdrachten vanaf 3.000 euro (exclusief btw). Factureer je dus aan de overheid voor een bedrag dat gelijk aan of hoger is dan 3.000 euro? Dan ben je verplicht om dit te doen via e-invoicing!
Vanaf 1 januari 2026 zullen ook alle belastingplichtige B2B-ondernemingen moeten overstappen op e-invoicing. Wat betreft de B2C-relaties is er echter nog veel onduidelijkheid.
Waarom zou je nu al overstappen op e-invoicing?
Hoewel e-invoicing voor B2B-verhoudingen pas verplicht zal zijn vanaf 1 januari 2026, is het geen slecht idee om nu de overstap toch al te overwegen. Deze overstap brengt immers meerdere voordelen met zich mee zoals:
- Verbeterde efficiëntie en snellere verwerking.
- Minder fouten omdat er geen handmatige invoer van gegevens meer is vereist.
- Vermindering van de kosten voor het afdrukken, versturen en opslaan van papieren facturen.
- Versnelling van de betalingsprocessen.
- Verhoogde milieuvriendelijkheid door vermindering van het papiergebruik.
- Een betere klantenservice door eenvoudiger factuurbeheer en -opvolging.
De overstap naar e-invoicing kan in eerste instantie ingewikkeld en vooral veel werk lijken, maar met de juiste tools en een duidelijk plan is het proces eenvoudig. Een gebruiksvriendelijke software-oplossing die naadloos integreert met je bestaande systemen, is hierbij de sleutel. Het is belangrijk om een systeem te kiezen dat niet alleen voldoet aan de huidige wettelijke eisen, maar ook flexibel genoeg is om eventuele toekomstige veranderingen te kunnen implementeren.
Conclusie
E-invoicing is niet alleen een trend, het is een onmisbaar onderdeel geworden van moderne bedrijfsvoering. Bovendien is het vanaf maart 2024 ook een verplichting in B2G-relaties voor opdrachten vanaf 3.000 euro (ex. btw).
Ondanks de onduidelijkheden die er nog zijn met betrekking tot B2B en B2C transacties, is de overstap naar e-invoicing een strategische zet voor bedrijven. Het brengt efficiëntie, tijdswinst en zorgt ervoor dat facturen voldoen aan wettelijke eisen.
Het kiezen van het juiste facturatieprogramma is essentieel om deze overgang soepel te laten verlopen en biedt voordelen zoals moeiteloos e-invoices aanmaken, een overzicht van alle facturen en hun betaalstatus, en de mogelijkheid om facturen vanuit het programma zelf te verzenden.
Wil je meer weten over hoe e-invoicing je bedrijf kan transformeren of heb je nog andere vragen? Neem contact met ons op en wij verbinden je met een partner-accountant.
