Wanneer je als startende ondernemer je eigen zaak begint, zul je al snel horen over aftrekbare kosten en het belang van het bijhouden van bewijsmateriaal. Maar wat betekent het eigenlijk als kosten aftrekbaar zijn en hoe kun je ervoor zorgen dat je hier optimaal gebruik van maakt? In dit artikel geven we je een antwoord op al deze vragen.
Aftrekbare kosten: Het verband tussen kosten en belastingen
Tijdens het jaar genereer je als ondernemer inkomsten uit de verkoop van je producten of diensten. De som van deze inkomsten wordt je omzet genoemd. Door alle kosten die je hebt gemaakt om je bedrijf te laten draaien, van je omzet af te trekken, kom je uit op je belastbare winst. De belastingdienst gebruikt dit bedrag als basis om te bepalen hoeveel belastingen je moet betalen.
Hoe kleiner je winst, hoe minder belastingen je betaalt. Met andere woorden, door meer kosten te maken, kun je je belastbare winst en dus het bedrag dat je moet betalen aan belastingen, verlagen.
Aftrekbare kosten: Welke kosten zijn niet aftrekbaar?
Natuurlijk hoef je niet lukraak geld uit te geven in de hoop je belastingen te verlagen. Niet alle kosten zijn namelijk voor 100% aftrekbaar. De fiscale aftrekbaarheid is beperkt, en meestal kun je maximaal 50% van de kosten van je omzet aftrekken. Dit betekent dat als je bijvoorbeeld 500 euro uitgeeft en deze kosten volledig aftrekbaar zijn, je uiteindelijk maar 250 euro bespaart op je belastingen. Onnodige uitgaven kunnen dus ongunstig uitpakken.
Aftrekbare kosten: Welke kosten zijn wel aftrekbaar?
Gelukkig zijn er nog genoeg kosten die je wél kunt aftrekken als zakelijke kosten. Dit omvat onder andere:
- Huisvestingskosten zoals huur, onderhoud en nutsvoorzieningen.
- Werkingskosten zoals kantoorbenodigdheden en telecommunicatiekosten.
- Personeelskosten, waaronder lonen, sociale bijdragen en opleidingskosten.
- Reiskosten zoals brandstof, openbaar vervoer en kosten voor dienstreizen.
- Marketing- en advertentiekosten zoals reclamecampagnes en promotiemateriaal.
Aftrekbare kosten: Hoe werkt het?
Om kosten als zelfstandige te kunnen aftrekken, moet je kunnen aantonen dat deze uitgaven verband houden met je onderneming. Sommige kosten zijn nooit aftrekbaar, zelfs als ze wel met je zaak te maken hebben. Een paar voorbeelden zijn verkeersboetes en kleding, tenzij het beroepskleding betreft, zoals veiligheidsschoenen met een bedrijfslogo.
Vraag een factuur
Als je aan de regels voldoet voor aftrekbare kosten en je bent btw-plichtig, kun je vaak ook de btw (gedeeltelijk) aftrekken. Hiervoor heb je een btw-factuur nodig. Dit betekent dat je soms een business account moet aanmaken voor online zakelijke bestellingen, of bij aankopen in winkels moet vragen om een factuur.
Verzamel bewijsstukken
Om je zakelijke kosten te kunnen verantwoorden, moet je bewijsmateriaal verzamelen. Een btw-factuur is een goed bewijsmiddel, maar ook bonnetjes komen in aanmerking. Met de Expenses app van Go Getter kun je al je bonnetjes en facturen gemakkelijk scannen, toevoegen en beheren, waardoor je automatisch het juiste aftrekbare kostenpercentage berekent.
Houd je fiscale administratie overzichtelijk met Go Getter
Het beheren van aftrekbare kosten kan een aanzienlijke impact hebben op je belastingverplichting als starter. Door je goed te informeren en je kosten op een verantwoorde en overzichtelijke manier bij te houden, kun je uiteindelijk je belastingen verlagen en je onderneming financieel gezond houden.
Wil je meer weten over hoe Go Getter jouw bedrijf kan helpen of ben je op zoek naar een goede partner? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!
