Als zelfstandige in België is het belangrijk om op de hoogte te zijn van heel wat juridische en administratieve verplichtingen. Een belangrijke verplichting is die van de klantenlisting of btw-listing. In dit artikel gaan we dieper in op deze verplichting en leggen we je stap voor stap uit wat je moet weten!
Wat is een klantenlisting?
De klantenlisting is een overzicht van alle Belgische bedrijven waaraan je het afgelopen jaar facturen hebt gestuurd voor een totaalbedrag van minstens € 250 (exclusief btw). Het indienen van deze klantenlisting moet ieder jaar voor 31 maart gebeuren via Intervat.
Ben ik verplicht een klantenlisting in te dienen?
De btw-administratie gebruikt de klantenlisting om inzicht te krijgen in zakelijke relaties tussen bedrijven. Niet elk bedrijf is echter verplicht om deze listing in te dienen.
Btw-plichtige bedrijven, ongeacht of het gaat om hoofd- of bijberoep en ongeacht of ze de vorm van een eenmanszaak of vennootschap hebben, moeten de klantenlisting indienen. Kleine ondernemingen die vrijgesteld zijn van btw vanwege een maximale jaaromzet van € 25.000, moeten eveneens een klantenlisting indienen.
Niet btw-plichtige ondernemingen, die van btw zijn vrijgesteld vanwege de aard van hun activiteit, hoeven geen klantenlisting in te dienen. Als ze echter naast deze activiteit nog een btw-plichtige activiteit verrichten, moeten ze voor die specifieke activiteit wel nog een klantenlisting indienen.
Moet ik al mijn klanten vermelden op de klantenlisting?
Wanneer je de klantenlisting opstelt, dien je al je Belgische klanten te vermelden waaraan je het afgelopen jaar voor meer dan € 250 (exclusief btw) hebt gefactureerd. Dit geldt zowel voor btw-plichtige ondernemingen als voor bedrijven die vrijgesteld zijn van btw, met een omzet tot € 25.000 per jaar. Er zijn echter een aantal klanten die niet op de klantenlisting hoeven te worden vermeld:
- Particulieren;
- Bedrijven waaraan je voor minder dan € 250 (exclusief btw) hebt gefactureerd;
- Bedrijven die vanwege de aard van hun beroep niet btw-plichtig zijn, zoals artsen en tandartsen;
- Buitenlandse bedrijven.
Moet ik een klantenlisting indienen als ze leeg is?
Als je klantenlisting leeg blijft, bijvoorbeeld omdat je voornamelijk particulieren bedient of kleinere factuurbedragen hanteert, dan is de zogenaamde “nihil-listing” relevant.
Btw-plichtige ondernemingen moeten, zelfs in het geval van een lege klantenlisting, een zogenaamde “nihil-listing” indienen. Hier geldt eveneens dat de indiening jaarlijks voor 31 maart moet gebeuren. Voor btw-vrijgestelde ondernemingen geldt dat ze alleen een klantenlisting moeten indienen als er minstens één klant op staat. Kleine ondernemingen met btw-vrijstelling hoeven dus geen nihil-listing in te dienen als hun klantenlisting leeg is.
Hoe stel ik een klantenlisting op?
Voor het opmaken van de klantenlisting, bekijk je de lijst met klanten waarmee je het afgelopen jaar hebt samengewerkt en selecteer je:
- Belgische bedrijven waaraan je voor minstens € 250 (exclusief btw) hebt gefactureerd;
- Btw-plichtige bedrijven of kleine bedrijven die vrijgesteld zijn van btw vanwege een jaarinkomen van minder dan € 25.000.
Op de website van FOD Financiën vind je een template die je kunt gebruiken bij de opmaak van je klantenlisting. Je vindt de template op deze pagina. Eenmaal klaar, dien je de klantenlisting in via Intervat.
Conclusie
Als ondernemer in België is het correct indienen van de jaarlijkse klantenlisting een belangrijke verplichting. Vermeld alle Belgische bedrijven waaraan je in het afgelopen jaar voor meer dan € 250 (exclusief btw) hebt gefactureerd. Als je geen klanten hebt die voldoen aan de criteria, moet je een nihil-listing indienen. Zorg ervoor dat je de deadline respecteert en dien de klantenlisting in vóór 31 maart van ieder jaar. Een correcte en tijdige indiening helpt je om boetes te voorkomen en zorgt voor een georganiseerde administratie.
Wil je meer weten over de klantenlisting, of heb je nog andere vragen? Neem contact met ons op en wij verbinden je met een partner-accountant.
