Heb je er ooit aan gedacht om je loon als bedrijfsleider te optimaliseren met een slimme reiskostenvergoeding voor je binnenlandse dienstreizen? Dit kan fantastische nettovoordelen opleveren en is bovendien 100% aftrekbaar in je vennootschap. Maar wat houdt deze vergoeding in en hoe kun je ervan profiteren? In deze blog lees je er alles over.
Wat is de reiskostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen?
De reiskostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen is een vast bedrag dat je vennootschap aan jou als bedrijfsleider betaalt om je uitgaven voor maaltijden en verblijf tijdens professionele reizen binnen België, te dekken.
Er zijn twee soorten reiskostenvergoedingen:
- Dagelijkse reiskostenvergoeding: Dit is een vergoeding per dag dat je op dienstreis bent.
- Maandelijkse reiskostenvergoeding voor frequente dienstreizen: Dit is een forfaitaire maandelijkse vergoeding die je krijgt, op voorwaarde dat je gemiddeld 16 werkdagen per maand op pad bent.
Als je aan alle voorwaarden voldoet, hoef je geen belasting te betalen op deze vergoeding. Daarnaast is het volledige bedrag van de vergoeding fiscaal aftrekbaar voor je vennootschap.
Wat is het maximale bedrag voor de vergoeding van binnenlandse dienstreizen?
Hieronder vind je een overzicht van de maximale reiskostenvergoedingen die mogen worden toegekend voor binnenlandse dienstreizen. Deze maximumprijzen gelden sinds 1 januari 2023:
- Maaltijdkosten: € 19,99 per dag
- Huisvestingskosten: € 149,99 per nacht
- Maximale maandelijkse forfaitaire vergoeding bij regelmatige binnenlandse dienstreizen: max. 16 x € 19,99 = € 319,84
Wat zijn de voorwaarden voor de onbelaste reiskostenvergoeding?
Om te kunnen genieten van de belastingvrije reiskostenvergoeding moet je aan deze 4 voorwaarden voldoen:
- Alleen voor bedrijfsleiders, niet voor eenmanszaken
Deze vergoeding is specifiek voor bedrijfsleiders en is niet van toepassing op eenmanszaken. Als eenmanszaak kun je echter wel je werkelijke kosten aftrekken voor zakelijke reizen, maar zorg ervoor dat je de bonnetjes goed bewaart als je onderweg iets consumeert.
- De verplaatsing duurt minimaal 6 uur
De reiskostenvergoeding geldt alleen voor professionele reizen die langer dan 6 uur duren. Als je slechts enkele uren bij een klant bent en daarna terugkeert naar huis of kantoor, kom je niet in aanmerking. Je moet zelf kunnen aantonen dat je reis minstens 6 uur duurde.
Uitzondering: Als je gebruikmaakt van de maandelijkse reiskostenvergoeding, hoef je niet aan te tonen dat je dagelijkse reizen minstens 6 uur duren. In dat geval kun je hiermee werken, mits je gemiddeld 16 werkdagen per maand op pad bent.
- Maximaal 40 reizen naar dezelfde locatie per jaar
Om recht te hebben op de vergoeding, mag je maximaal 40 reizen maken naar dezelfde locatie per jaar. Doe je meer dan 40 reizen naar dezelfde locatie, dan beschouwt de belastingdienst dit als een vaste werkplek, en kom je voor geen enkele reis meer in aanmerking voor de reiskostenvergoeding.
- De maximale dagelijkse vergoeding wordt niet overschreden
Tot slot moet je de maximale dagvergoeding respecteren. Om deze te bepalen, kun je best de bedragen volgen die de federale overheid aan haar personeelsleden betaalt.
Mag ik maaltijdcheques combineren met de reiskostenvergoeding?
Dit doe je beter niet. Hoewel maaltijdcheques verleidelijk zijn, is het raadzaam om te kiezen voor de dagelijkse reiskostenvergoeding wanneer je ervoor in aanmerking komt. Waarom? Omdat het 100% fiscaal aftrekbaar is voor je vennootschap. Voor dagen waarop je niet reist, kun je echter steeds maaltijdcheques overwegen.
Conclusie
De forfaitaire dagvergoeding voor binnenlandse dienstreizen is een gouden kans voor bedrijfsleiders om hun nettowinst te optimaliseren en hun vennootschap fiscale voordelen te bieden. Zorg ervoor dat je altijd op de hoogte blijft van de nieuwste regelgeving en overweeg professioneel advies in te winnen voor de beste resultaten.
Wil je meer weten over de onkostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen, of heb je nog andere vragen? Neem contact met ons op en wij verbinden je met een partner-accountant.
